11 K O N Z E P T V O R S T E L L U N G In sechs Schritten zur digitalen Kanzlei Schritt 1 Kick off Im ersten Schritt informieren wir Ihr Team darüber was sich im Zuge der Digitalisierung Ihrer Kanzlei im Hinblick auf bestehende Arbeitsabläufe und Buchhaltungswerkzeuge ändert Wir legen großen Wert darauf Ihre Mitarbeiter und natürlich auch Sie selbst für die zahlreichen Vorteile die digitale Buchhaltung für Ihre tägliche Arbeit bietet zu begeistern Schritt 2 Planung In Abstimmung mit der Kanzleileitung werden einige innovationsaffine Kanzleimitarbeiter für die Pilotphase des Konzeptes ausge wählt Das Ziel Die Auserwählten sollen die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten nach und nach vollständig digitalisieren und nehmen so eine Vorreiterrolle in der Kanzlei ein Ihre analogen Kollegen arbeiten erst einmal wie gewohnt weiter so wird die Kontinuität in der Kanzlei gewahrt der normale Geschäftsbetrieb kann ungehindert weiterlaufen Gemeinsam mit den ausgewählten Mitarbeitern nehmen wir eine Einteilung ihrer Mandanten vor und entscheiden welche Mandan ten zu welchem Zeitpunkt vollständig auf digitale Buchhaltung umgestellt werden Wichtig dabei Die entsprechenden Mandanten werden über die Umstellung nicht informiert Für sie ändert sich die Zusammenarbeit mit der Kanzlei im ersten Schritt nicht Schritt 3 Undercover Phase Wir richten in der Kanzlei einen oder mehrere Scan Arbeitsplätze ein Hier werden nun die Papierdokumente der ausgewählten Mandanten digitalisiert und über die DATEV Plattform Unternehmen online archiviert und zum Buchen zur Verfügung gestellt Nächstes Ziel ist es die Anzahl der Mandanten deren Papierbelege vollständig gescannt werden schrittweise zu erhöhen Schritt 4 Digital um denken Nun soll die digitale Quote bei den bereits umgestellten Mandanten gesteigert werden Den Unternehmern wird im persönlichen Gespräch von ihren Sachbearbeitern in der Kanzlei empfohlen Ausgangsrechnungen nach Möglichkeit digital auszusenden und auch bei Eingangsrechnungen auf die Nutzung digitaler Formate zu achten So wird die notwendige Scan Arbeit in der Kanzlei auf ein Minimum reduziert aktuell sind Digitalisierungsquoten von 90 Prozent und mehr möglich Digitale Belege werden GoBD konform im Original im digitalen Belegarchiv von DATEV Unternehmen online abgelegt Schritt 5 Der Mandant macht mit Nach zwei bis drei Monaten Vorarbeit im Rahmen der Undercover Phase werden die ausgewählten Mandanten über die Um stellung auf ein digitales Belegarchiv informiert ihnen wird das bestehende Archiv mit den Belegen die hier während der letzten Monate archiviert wurden präsentiert Zudem werden ihnen die zahlreichen Mehrwerte die die digitale Zusammenarbeit bietet nähergebracht Das Ziel Die entsprechenden Mandanten arbeiten ab jetzt selbst mit der Plattform Unternehmen online Schritt 6 Das digitale Team wächst Nach und nach werden nun sämtliche Mitarbeiter der Kanzlei die im Bereich Buchhaltung tätig sind auf digitales Arbeiten umgestellt Die nachrückenden Kanzleimitarbeiter können auf die Erfahrungen und Kenntnisse zurückgreifen die ihre bereits digitalisierten Kollegen in der Zwischenzeit gemacht und erlangt haben Auf diese Weise steigt der Digitalisierungsgrad der Kanzlei bis schließlich 100 Prozent erreicht werden Webinare zum Thema Der Weg zur digitalen Kanzlei Anmeldung und weitere Informationen www your admins de webinare Die Teilnahme ist kostenfrei 22 Nov 2018 10 00 Uhr 16 Jan 2019 10 00 Uhr 21 Mrz 2019 10 00 Uhr

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