8 9 Hintergrundinformation Mysterium Verfa hrensdokument ation Wer sie braucht welche Anforderungen sie erfüllen muss was hineingehört Zeitgemäß e Persona lpolitik bei your a dmins Im Pflichtenheft der Finanzverwaltung für Betriebe steht sie ganz oben und trotzdem wissen viele Unternehmer nicht dass sie eine Verfahrensdokumen tation zur Belegablage erstellen und aktuell halten müssen und das bereits seit 2015 Das Dokument soll den Nachweis ermöglichen dass verschiedenste Anfor derungen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBD des Handels gesetzbuches und der Abgabenordnung in einem Unternehmen erfüllt werden Im Kern einer solchen Verfahrensdokumentation steht eine Beschreibung des Umgangs mit ein und ausgehenden Belegen im Betrieb samt aller vor und nachgelagerten Systeme sowie der eingesetz ten Archivierungslösung Dazu gehören auch alle notwendigen Informationen über die Möglichkeit des Wiederfindens der Reproduktion und der Absicherung von Belegen gegen Änderungen und Verlust Zudem wird das interne Kontrollsystem dokumentiert das jedes Unternehmen implemen tieren muss Die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse müssen von einem Verantwortlichen überwacht und bei Bedarf ange passt werden Nicht vorgeschrieben sind übrigens Struktur und Umfang der Verfahrensdokumen tation Für den Inhalt der Dokumentation gelten dagegen mehrere Anforderungen die Aufzählung ist nicht abschließend Nachvollziehbarkeit Überprüfbarkeit Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherung vor Änderung und Verlust keine Nutzung durch Unberechtigte Wahrung der Aufbewahrungsfristen Sicherheit und Dokumentation des Gesamtverfahrens Abgesehen davon dass das Vorhandensein und der Inhalt einer Verfahrensdokumentation im Falle einer Betriebsprüfung mit hoher Wahr scheinlichkeit vom Prüfer kontrolliert werden bietet ein solches Dokument auch Mehrwerte für den Unternehmer beispielsweise wird im Zuge der Erstellung ein mögliches Opti mierungspotenzial der bestehenden Buchhal tungsprozesse aufgezeigt Verfahrens dokumentation gesucht Wir helfen weiter Wir verfügen über die not wendige Fachkunde und Er fahrung um Verfahrensdoku mentation für kleine mittlere sowie je nach Verfügbarkeit und unter Berücksichtigung der notwendigen Projektlauf zeit größere Unternehmen zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren Senden Sie einfach eine E Mail an yournews your admins de um mehr zu erfahren H I N T E R G R U N D I N F O R M A T I O N

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